Os documentos para contabilidade são essenciais para que as empresas estejam em conformidade com as normas fiscais, trabalhistas e contábeis e assim, evitem possíveis multas.

Por conta disso, os profissionais da contabilidade devem solicitar mensalmente informações aos seus clientes, que podem ser desde transações financeiras até mudanças patrimoniais. Veja quais documentos solicitar.

Qual é a importância dos documentos para contabilidade?

A contabilidade é fundamental para o funcionamento de qualquer negócio. Além de auxiliar no cumprimento de obrigações, também fornece insights cruciais sobre a saúde financeira da empresa.

Os documentos para contabilidade desempenham um papel central, já que são a partir deles que são desenvolvidas as seguintes tarefas:

Fundamentação dos registros financeiros

Os documentos fornecem a base para os registros contábeis, documentando todas as transações financeiras realizadas pela empresa.

Esses registros são essenciais para rastrear receitas, despesas, ativos, passivos e patrimônio líquido, garantindo uma representação precisa da posição financeira da empresa.

Conformidade legal e fiscal

Manter documentos precisos e completos é crucial para cumprir as obrigações legais e fiscais.

Documentos adequados são necessários para preparar declarações fiscais, relatórios regulatórios e demonstrações financeiras em conformidade com os padrões contábeis e regulamentações governamentais.

Tomada de decisões estratégicas

Informações precisas dos documentos contábeis ajudam os gestores a tomar decisões estratégicas fundamentadas.

A análise desses documentos permite identificar tendências financeiras, avaliar o desempenho de produtos ou serviços e planejar estratégias de crescimento.

Facilitação da auditoria e revisão

Documentos completos e organizados simplificam o processo de auditoria interna e externa.

A disponibilidade de documentos apropriados garante que a empresa esteja preparada para auditorias, reduzindo o risco de penalidades e litígios.

Quais documentos contábeis solicitar mensalmente para o cliente?

Os contadores devem solicitar mensalmente cinco documentos contábeis para garantir a conformidade de seus clientes.

Notas fiscais

As notas fiscais são documentos essenciais que registram oficialmente o faturamento da empresa, além de comprovarem compras, despesas e movimentações fiscais.

Embora não seja necessário imprimir todas as vias das notas transmitidas e recebidas, é crucial fornecer uma cópia dos arquivos XML ao contador para a elaboração das obrigações contábeis e fiscais.

Comprovantes de despesas diversas

Despesas como água, luz, telefone, internet e aluguel, que não geram notas fiscais, também devem ser documentadas. 

É fundamental enviar ao contador cópias dos comprovantes dessas despesas, juntamente com quaisquer outros documentos pertinentes, para garantir uma contabilidade precisa.

Extratos bancários e de meios de pagamentos

Os extratos bancários são cruciais para a reconciliação bancária e fornecem informações sobre despesas e receitas financeiras. 

Da mesma forma, os extratos de meios de pagamentos, como boletos e máquinas de cartões, são necessários para registrar transações financeiras com exatidão.

Comprovantes de pagamentos de impostos e encargos trabalhistas

Os comprovantes de pagamento de impostos e encargos trabalhistas são fundamentais para registrar obrigações fiscais e trabalhistas. 

Eles permitem ao contador identificar datas, valores e possíveis multas ou juros associados a esses pagamentos, garantindo sua correta contabilização.

Documentos de contratação de autônomos e registros da folha de pagamentos

Para contratações de autônomos, como pintores, é necessário fornecer contratos de prestação de serviços e recibos de pagamento. 

Além disso, é crucial informar ao contador sobre qualquer alteração na folha de pagamentos, como demissões, horas extras ou mudanças no pró-labore dos sócios.

O que não enviar ao contador?

É importante ressaltar que quaisquer comprovantes ou documentos em nome do empreendedor, pessoa física, não devem ser contabilizados. 

Assim como, gastos pessoais, como combustível para veículos particulares, não devem ser incluídos na contabilidade da empresa, pois as contas empresariais e pessoais devem ser mantidas separadas.

Qual é o prazo para guardar documentos contábeis?

Os profissionais devem guardar os documentos para contabilidade por determinados períodos previstos na legislação.

Esses documentos não apenas fornecem um histórico detalhado das transações comerciais, mas também são essenciais para auditorias, revisões contábeis e conformidade legal. 

Embora muitos documentos possam ser digitalizados para facilitar o armazenamento e reduzir a papelada, é importante compreender os prazos específicos para cada tipo de documento.

Documentos fiscais

As notas fiscais, recibos, faturas e outros documentos relacionados a transações financeiras devem ser mantidos pelo período determinado pelas autoridades fiscais. 

Geralmente, esse período é de cinco anos após o encerramento do exercício fiscal ao qual o documento se refere. No entanto, em casos de documentos que comprovem investimentos em bens duráveis, como imóveis, o prazo pode se estender por mais tempo.

Documentos contábeis

Registros contábeis, como balanços patrimoniais, demonstrações de resultados e registros de transações, devem ser mantidos por um período mais longo. 

Recomenda-se que esses documentos sejam armazenados por no mínimo sete anos. Isso é importante para garantir conformidade com regulamentações contábeis e para fornecer um histórico financeiro completo da empresa em caso de auditorias ou disputas legais.

Documentos trabalhistas

Para documentos relacionados a funcionários, como contratos de trabalho, registros de pagamento de salários, folhas de ponto e comprovantes de recolhimento de impostos e contribuições previdenciárias, o prazo de guarda também é de, no mínimo, cinco anos após o término do contrato de trabalho. 

Isso ajuda a proteger a empresa em caso de litígios trabalhistas ou auditorias da Receita Federal.

Documentos contratuais e legais

Os contadores devem guardar contratos comerciais, acordos de parceria, documentos de propriedade intelectual e outras formalidades legais tempo necessário para a vigência do contrato mais um período adicional para possíveis disputas legais que possam surgir após o término do contrato.

Qual é a responsabilidade do contador com os documentos do cliente?

O papel do contador vai muito além da simples organização de números e registros financeiros. Ele desempenha um papel crucial na garantia da conformidade legal e na integridade das informações contábeis de uma empresa. 

Diante disso, é importante entender as responsabilidades que recaem sobre o contador em relação aos documentos contábeis.

Responsabilidade civil

O contador pode ser responsabilizado por danos causados a terceiros devido a erros técnicos em documentos contábeis, como um balanço patrimonial. 

Essa responsabilidade civil decorre de infrações a deveres legais ou contratuais, resultando em prejuízos para o cliente. 

O prazo para exigir reparação dos danos é de até cinco anos, contados a partir do momento em que o cliente toma conhecimento do fato.

Responsabilidade penal

A falsificação ou alteração de documentos contábeis constitui crime conforme previsto no Código Penal. 

Por exemplo, uma declaração falsa em documentos contábeis relacionados a obrigações da empresa perante a Previdência Social pode resultar em implicações penais. 

Segundo a lei de falências, as informações incorretas ou omissões intencionais também são considerados crimes, passíveis de até seis anos de reclusão.

Responsabilidade tributária

Contadores são responsáveis, juntamente com o contribuinte, por atos de falsidade em documentos assinados por eles e por irregularidades na escrituração que visem fraudar impostos. 

Inclusive, a Lei nº 8.137 estabelece crimes contra a ordem tributária, como supressão ou redução de tributos, omissão de informações e falsificação de notas fiscais. Contadores envolvidos em tais atividades podem enfrentar até cinco anos de prisão e multas.

Limites na responsabilidade

Embora o contador tenha responsabilidades claras, nem todos os erros são voluntários. Há situações em que o contador enfrenta dilemas éticos entre cumprir normas contábeis e atender às demandas do cliente. 

Portanto, é essencial que o empresário assuma sua responsabilidade na contabilidade, principalmente em áreas como tributação, responsabilidade civil e penal. Transferir integralmente a responsabilidade para o contador pode ser prejudicial e inadequado.

E se o cliente não entregar documentos para contabilidade?

A colaboração ativa entre o contador e o cliente é essencial para uma contabilidade eficiente e precisa. 

No entanto, há momentos em que os clientes podem não fornecer os documentos necessários dentro do prazo esperado. 

Esse cenário apresenta desafios significativos para o contador, mas existem estratégias que podem ajudar a mitigar esses problemas.

• Comunicação clara e proativa: é preciso estabelecer expectativas claras desde o início, se possível, em contrato. Relembre o cliente dos prazos e dos impactos dos atrasos;
• Explicar a importância: o contador deve ser paciente e explicar a importância de cada documento para a conformidade do negócio, assim o cliente entenderá as suas demandas;
• Orientação sobre o envio: o profissional também deve determinar o meio pelo para enviar o documento, seja software, e-mail ou WhatsApp;
• Penalidades contratuais: considere estabelecer penalidades contratuais, como incluir taxas adicionais pelo trabalho adicional necessário;
• Flexibilidade e empatia: embora os prazos sejam importantes, demonstre compreensão em relação a desafios pessoais ou empresariais que possam estar contribuindo para os atrasos e ofereça soluções.

Solicitar os documentos para contabilidade é fundamental para garantir que a empresa esteja em conformidade com as normas fiscais, trabalhistas e contábeis. 

Sem registros precisos, a empresa pode enfrentar dificuldades para comprovar a veracidade de suas transações financeiras ou para demonstrar conformidade com as regulamentações aplicáveis. 

Além disso, isso pode prejudicar a reputação da empresa, afetar sua credibilidade no mercado e até mesmo levar a consequências legais mais graves.

Portanto, solicitar os documentos necessários não apenas ajuda a manter a integridade e a transparência das operações financeiras da empresa, mas também auxilia no sucesso da relação com o cliente.

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