O fator R é o responsável pelas pequenas empresas pagarem mais ou menos impostos. Trata-se de um cálculo que determina em qual anexo do Simples Nacional a empresa será enquadrada, o que influencia diretamente na carga tributária que ela irá enfrentar.

No entanto, para calcular o fator R sem erros e, assim, se beneficiar com o pagamento menor de tributos, é preciso aplicar a fórmula certa e seguir algumas regras. Entenda como funciona.

O que é o fator R?

O fator R é um conceito essencial dentro do contexto do Simples Nacional, um regime tributário simplificado criado para beneficiar micro e pequenas empresas no Brasil. 

Este fator desempenha um papel crucial na determinação do enquadramento tributário das empresas dentro desse regime.

Em primeiro lugar, é importante compreender que o Simples Nacional possui diferentes anexos, que são como categorias que agrupam atividades empresariais com características tributárias similares. 

Cada anexo possui alíquotas de impostos específicas, o que significa que o enquadramento em um anexo determinado pode ter um grande impacto nos impostos que uma empresa precisa pagar.

Portanto, utiliza-se o fator R para classificar as atividades da empresa em um desses anexos. Esse cálculo leva em consideração a folha de pagamento da empresa e sua receita bruta nos últimos 12 meses.

O valor resultante desse cálculo determinará o enquadramento da empresa em um dos anexos do Simples Nacional, definindo as alíquotas de impostos que ela deverá pagar.

Quais são os anexos do Simples Nacional?

O processo de abertura de um Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) envolve uma importante decisão: escolher o regime tributário que melhor se adequa às necessidades da empresa. 

Essa escolha influencia vários aspectos, desde a carga tributária até as regras de funcionamento, como o limite de faturamento e o porte da empresa.

No Brasil, existem três principais regimes tributários: Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real, cada um com suas características específicas. 

O Simples Nacional foi criado para simplificar a vida dos pequenos e microempresários, proporcionando regularização sem excesso de burocracia.

Instituído pela Lei Complementar (LC) 123/2006, o Simples Nacional é voltado para Micro e Pequenas Empresas (MPEs), com o propósito de reduzir a complexidade administrativa e os custos para os empreendedores. 

O regime tributário do Simples Nacional oferece um sistema unificado de recolhimento de tributos, simplificação das declarações e outras facilidades.

Uma das características distintivas do Simples Nacional é a sua divisão em cinco anexos, cada um direcionado para setores específicos: comércio, indústria e serviços. 

Nesse sentido, cada anexo estabelece faixas de faturamento para a apuração dos impostos, tornando o sistema mais adaptável às particularidades de cada tipo de atividade empresarial. Confira quais são:

ANEXO I: empresas do comércio (lojista no geral)

ANEXO II: empresas industriais (fábricas e indústrias)

ANEXO III: serviços (empresas que oferecem serviços de instalação, reparos e manutenção) – agências de viagens, contabilidade, academias, laboratórios, empresas de medicina e odontologia

ANEXO IV: serviços (empresas que fornecem serviço de limpeza, vigilância, obras, construção de imóveis, serviços advocatícios)

ANEXO V: serviços (empresas que oferecem serviços de auditoria, jornalismo, tecnologia, publicidade, engenharia, entre outros)

Essa divisão permite uma tributação mais justa e equilibrada, levando em conta as características específicas de cada setor.

Como calcular o fator R?

Calcular o fator R é importante para determinar a tributação de uma empresa no Simples Nacional, especificamente nos Anexos III ou V. 

Para calcular o fator R, utiliza-se a fórmula: massa salarial dividida pela receita bruta dos últimos 12 meses. Se o resultado for igual ou superior a 28%, a empresa se beneficia do Anexo III; caso contrário, ela é tributada pelo Anexo V.

É importante esclarecer que a legislação considera a folha de pagamento como o montante pago a título de remunerações a pessoas físicas, acrescido de encargos, nos 12 meses anteriores ao período de apuração. Não entram nesse cálculo valores de aluguéis e distribuição de lucros.

Por exemplo, suponha uma empresa com massa salarial de R$ 1.320,00 e receita bruta de R$ 4.500,00. O cálculo do fator R seria 0,2933333, ou seja, 29,3%. 

Nesse caso, mesmo pertencendo ao Anexo V, ela pode aplicar as alíquotas do Anexo III devido ao Fator R superior a 28%.

Bem como, suponha uma massa salarial de R$ 1.320,00 e receita bruta de R$ 8.000,00, o Fator R seria 0,165, ou 16,5%.

Aqui, mesmo pertencendo ao Anexo V, não é possível aplicar as alíquotas do Anexo III, pois o fator R é inferior a 28%. Uma alternativa seria aumentar o pró-labore do sócio para alcançar os 28%.

Entretanto, é crucial analisar cuidadosamente a carga tributária e considerar outras opções, como o Lucro Presumido, antes de fazer qualquer alteração. A expertise do contador é essencial para determinar a melhor estratégia tributária para cada caso.

Como se enquadrar no fator R?

Para que sua empresa seja considerada no âmbito do fator R do Simples Nacional, é necessário que ela exerça uma das atividades principais listadas nos Anexos III e V. 

Na realidade, o fator R tornou-se relevante devido à eliminação do Anexo IV pela Receita Federal, que redistribuiu as empresas entre os Anexos III e V.

Assim, o primeiro passo para determinar se sua empresa se enquadra no fator R do Simples Nacional é compreender os anexos pertinentes. Em resumo, são:

• Anexo 1: abrange o setor de comércio;
• Anexo 2: destina-se às atividades industriais;
• Anexo 3: engloba prestadores de serviços, como serviços de instalação, agências de viagem e escritórios de contabilidade, entre outros;
• Antigo Anexo 4: incluía prestadores de serviços como empresas de limpeza, construção civil, advocacia e segurança, entre outros;
• Anexo 5: destinado a prestadores de serviços no segmento jornalístico, auditoria, publicidade, engenharia, entre outros.

Atividades que se enquadram no fator R

Veja abaixo alguns exemplos de atividades que se enquadram nos anexos sujeitos ao fator R do Simples Nacional:

• Serviços de instalação;
• Escritórios de contabilidade;
• Agências de viagem;
• Empresas que oferecem serviços de limpeza e segurança;
• Escritórios de advocacia;
• Empreendimentos relacionados à construção civil;
• Profissionais do segmento jornalístico e publicitário;
• Auditores;
• Empresas de engenharia;
• Consultórios médicos, odontológicos, veterinários e de fisioterapia;
• Academias;
• Imobiliárias;
• Laboratórios de análises;
• Desenvolvedores de softwares.

Vale ressaltar que o artigo 25, inciso V da Resolução CGSN n° 140/2018 são listadas todas as atividades de prestação de serviços tributados no Anexo III – quando o fator R for igual ou superior a 28% – ou na forma prevista no Anexo V – quando o FATOR R for inferior a 28%.

Vantagens do fator R

Utilizar o fator R traz uma vantagem significativa para as empresas: a oportunidade de reduzir o ônus dos impostos. 

Com as mudanças que levaram ao fim do Anexo IV, a empresa pode ter sido inserida em uma faixa tributária elevada, mas essa situação pode ser revertida.

É muito provável que você esteja ciente da  receita bruta e dos gastos com a folha de pagamento. Se a proporção entre esses valores for desproporcional, é recomendável calcular o fator R para avaliar se a alíquota do Simples Nacional está adequada.

Em síntese, essas mudanças possibilitam um maior controle financeiro e uma redução de impostos, o que resulta em uma reserva financeira que pode ser empregada de forma estratégica.

Isso pode incluir investimentos em campanhas de marketing, melhorias na infraestrutura ou outras iniciativas que você considere pertinentes.

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