A revolução digital transformou diversas áreas e a contabilidade não é exceção. No mundo atual, os escritórios contábeis não dependem mais de pilhas de papéis e salas de arquivo, principalmente na contabilidade digital. Em vez disso, eles se beneficiam de uma série de ferramentas que tornam o trabalho mais eficiente e organizado.
Nesse sentido, é fundamental entender quais ferramentas estão à disposição do contador e como elas podem auxiliar na gestão e interação com seu cliente contábil.
Se um contador inicia seu escritório ou busca modernização, precisa conhecer as ferramentas para uma gestão eficaz.
Este artigo apresenta o universo da contabilidade digital e destaca as principais ferramentas que podem revolucionar o modo de gerenciar os dados dos clientes de maneira prática.
O impacto da Contabilidade Digital no dia a dia da Contabilidade
Antes, os contadores necessitavam de caixas e salas inteiras para armazenar documentos, precisavam enviar documentos físicos aos clientes e coletar notas fiscais, por exemplo, diretamente nas empresas.
A era digital, no entanto, trouxe uma revolução para o setor contábil. A modernização eliminou a necessidade de imprimir documentos na maioria das situações.
Se um escritório contábil ainda opera de maneira mais tradicional, ele precisa considerar essa transformação. Afinal, os empreendedores modernos valorizam a agilidade tanto no atendimento quanto na resolução de suas demandas.
Atualmente, os dados dos clientes se armazenam com eficácia em sistemas contábeis digitais e em soluções de armazenamento em nuvem.
Como a contabilidade digital auxilia o envio de documentos pelos clientes?
No passado, a entrega física de documentos e a comunicação direta eram essenciais na relação entre cliente e escritório contábil. Porém, com a evolução tecnológica e a ascensão da contabilidade digital, essa dinâmica mudou completamente.
Graças à automatização dos processos contábeis, a interação entre o cliente e o escritório agora ocorre predominantemente de forma virtual.
Ferramentas como WhatsApp, e-mail e telefone tornaram-se os principais canais de comunicação, eliminando barreiras geográficas e tornando o processo mais eficiente.
Nesse novo cenário, os clientes agora têm a comodidade de transmitir documentos digitalmente, muitas vezes com apenas alguns cliques.
Em seguida, o escritório contábil, equipado com sistemas modernos, importa, verifica e processa esses documentos.
Isso não só agiliza a elaboração de balanços e balancetes, mas também garante maior precisão e eficiência em cada etapa dos processos.
A evolução dos sistemas contábeis na Contabilidade Digital
Por volta de 2015, o setor contábil começou a testemunhar transformações significativas nos sistemas que utilizava.
Estas inovações permitiram a automatização de rotinas contábeis essenciais, como o cálculo de pró-labore, a importação de notas fiscais, a leitura de extratos bancários no formato OFX e a integração com outros sistemas e empresas.
Este avanço representa não apenas uma maior facilidade nas operações diárias, mas também uma agilidade sem precedentes.
Assim, é fundamental para profissionais da área manterem-se atualizados sobre estas modernizações, garantindo que estejam sempre à frente e ofereçam o melhor serviço possível.
Mas, como escolher o melhor sistema contábil?
Escolher um sistema contábil apropriado representa mais do que uma mera decisão operacional, é um passo determinante para a modernização e eficiência do escritório de contabilidade.
Em uma realidade avançada em contabilidade digital, é imprescindível que o sistema escolhido esteja alinhado às inovações do setor.
Afinal, o sistema contábil atua como um apoio indispensável de toda a operação. Ele facilita a entrega de obrigações, gerencia tarefas e promove uma comunicação eficaz com o cliente.
Portanto, quanto mais integrado e otimizado for, mais valor ele trará ao negócio.
Mas, diante de tantas opções, como escolher o melhor? Aqui estão algumas sugestões renomadas no mercado:
Contudo, a aquisição do sistema é apenas o início. Investir em treinamento adequado assegura que se extraia o máximo de sua funcionalidade, operando-o de maneira eficiente.
Como é feita a troca de documentos na contabilidade digital?
Na era digital, o envio e recebimento de documentos contábeis pelos clientes ocorrem predominantemente de maneira online.
Soluções baseadas em nuvem, como Google Drive e OneDrive, surgem como ferramentas preferenciais nesse processo. Elas não apenas facilitam o compartilhamento, mas também garantem a segurança dos dados.
Com esses sistemas, se tem a liberdade de acessar os arquivos a partir de qualquer dispositivo, seja um computador, celular ou tablet. Esse acesso pode ocorrer de qualquer lugar, seja dentro do escritório ou em movimento, eliminando a necessidade de servidores físicos.
Além da conveniência, o armazenamento em nuvem oferece uma segurança robusta, minimizando os riscos de perda ou comprometimento dos documentos.
Comunicando-se de forma simples e fácil com o cliente contábil
No mundo digital atual, a eficiência na comunicação com o cliente contábil torna-se essencial.
O WhatsApp Business, por exemplo, emerge como uma ferramenta prática que muitos já utilizam no dia a dia.
Da mesma forma, a Zap Contábil oferece funcionalidades semelhantes, simplificando o processo.
Para escritórios contábeis com equipes maiores, a DigiSac se destaca. Ela permite que vários atendentes acessem e respondam simultaneamente, otimizando a interação com o cliente.
E quando se trata de reuniões online, tanto o Zoom quanto o Google Meet apresentam soluções fáceis e rápidas, mesmo possuindo limites de tempo em suas versões gratuitas.
Assinando contratos no ambiente digital contábil
Atualmente, a validade jurídica de contratos com o cliente contábil não exige mais uma assinatura registrada em cartório.
Em vez disso, diversas ferramentas online oferecem a mesma autenticidade. Por exemplo, o Autentique e o sistema de assinatura do Gov.br facilitam esse processo com soluções gratuitas e seguras.
Gerenciando tarefas em um escritório contábil
Muitos sistemas contábeis já vêm com recursos integrados para gestão de tarefas.
No entanto, para uma organização mais detalhada, pode-se optar por sistemas especializados como Acessórias, Gestta e G.Click.
Contudo, sempre é essencial checar as integrações disponíveis entre eles.
Já para clientes que buscam uma assessoria financeira, existem soluções de gestão renomadas no mercado, tais como Conta Azul, Omie e Nibo.
Recursos digitais para a Contabilidade Digital
No universo da contabilidade digital, manter uma presença ativa nas redes sociais torna-se essencial.
Ela não só facilita a busca dos clientes contábeis, mas também garante que eles encontrem o escritório com mais facilidade.
As principais plataformas utilizadas nesse contexto incluem Instagram, Facebook, Google e YouTube.
Além disso, para trâmites diários como abertura de empresa, baixa, alterações contratuais e desenquadramento, os profissionais utilizam o portal da Junta Comercial dos respectivos estados.
Já para processos ligados ao Simples Nacional, o site oficial do Simples Nacional é o destino.
Quanto ao MEI, todas as operações ocorrem online pelo Portal do Empreendedor, eliminando a necessidade de sistemas contábeis adicionais.
Conclusão
A era digital transformou a contabilidade, tornando-a mais dinâmica e eficiente.
O profissional contábil, ao adotar as ferramentas tecnológicas, descobre uma capacidade ampliada de aumentar a produtividade, reduzir custos operacionais, aprimorar o relacionamento com os clientes e entregar serviços de alto valor agregado.
A contabilidade digital não é apenas uma tendência passageira, ela representa uma revolução no setor, colocando em destaque aqueles que investem em capacitação e inovação.
Além disso, a presença digital tornou-se um pilar vital, permitindo que os escritórios contábeis alcancem uma audiência mais ampla e atendam às necessidades dos clientes de forma mais ágil.
Olhando para o futuro, o profissional antenado percebe que a contabilidade se encaminha para uma era ainda mais tecnológica, com a crescente adoção de inteligência artificial, automação e sistemas integrados.
Preparar-se para esta transformação e abraçar as oportunidades que a contabilidade digital traz é essencial para garantir o sucesso contínuo no mercado contábil.
Para manter-se sempre atualizado e à frente das novidades do mundo da contabilidade, inscreva-se no canal do YouTube Mayara Junges.
Lá, encontra-se insights valiosos e dicas práticas para continuar crescendo na era digital da contabilidade.
Se você busca excelência na sua atuação, deseja conhecer estratégias assertivas e quer se destacar na área de contabilidade, esta é a sua chance. Você pode se inscrever na lista de espera da comunidade Contadora e empreendedora clicando aqui.
